INTRODUCCIÓN

La comunicación es "el intercambio de sentimientos, opiniones, o cualquier otro tipo de información mediante habla, escritura u otro tipo de señales".

La comunicación juega un papel importante en toda empresa, una buena comunicación puede significar eficiencia, coordinación y organización, mientras que una mala comunicación puede dar origen a retrasos, malentendidos y conflictos internos. Por ende una comunicación eficaz es una exigencia de primer orden para mantener la excelencia en una persona o empresa. Una adecuada comunicación favorece un buen entendimiento, lo cual es un factor de motivación y una inagotable fuente de energía.

La comunicación es parte de nuestra vida, no podemos vivir aislado de ella; por ende es importante que haya claridad del mensaje propio y comprension correcta del mensaje de los otros.

Debido a la mala interpretación de información que surge en la sociedad y principalmente dentro de una organización nace la necesidad y el interés de hablar sobre la comunicación formal en las empresas para conocer y saber los beneficios que nos proporciona; así como también la forma adecuada de trasmitir la información a los empleados para lograr el éxito en la empresa.

Espero que sea de mucho beneficio para todos a aquellos que deseen conocer un poco más sobre el tema ya que el tipo de comunicación que se utilice en las empresas va depender de los acontecimientos que se desea informar o dar a conocer en la misma.

CANALES FORMALES

1. Comunicación verbal (tramo corto) - Filtros formales Los filtros formales son por ejemplo una secretaria, en el caso que un subordinado quiera hablar con su jefe.

 

2. Comunicación escrita: Memorándums y cartas. Los memorándums se utilizan para transmitir información breve y concisa. Se aclara quien es el receptor y el emisor. Son de circulación interna. Generalmente en una organización grande se utilizan para enviar mensajes entre dos diferentes áreas. Las cartas en cambio, se utilizan para la relación entre la organización y el medio ambiente. Es decir, su uso se extiende de la frontera de la misma.

3. Actas e informes. Formalidades. Los informes contienen información estandarizada y pre establecido. Las actas se escriben en reuniones, entre directivos, en un consejo, etc. Se transcribe el resultado de la reunión. Generalmente se firman por los participantes al finalizar la misma.

4. Manuales. Estos establecen los procedimientos a llevar en la organización ante una determinada situación. Son muy útiles cuando ingresa personal nuevo a la organización.

COMUNICACIÓN FORMAL

      Si en la vida privada y personal es importante la comunicación, en una organización empresarial con unos objetivos muy definidos que es preciso conseguir y con muchos integrantes es algo fundamental.

   Además de servir para la necesaria coordinación de actividades meramente profesionales y operativas, la comunicación en la empresa es necesaria, según Mingo y Romero, para:

 



•       Evitar el aislamiento del trabajador que puede experimentar a pesar de trabajar      "junto a" muchos compañeros.

• Evitar el aislamiento que suele suponer la especialización y división del trabajador, que puede dar lugar a ignorar lo que otros hacen y a pensar que lo único importante es lo que uno realiza.

• Dar sentido a la propia tarea como un engranaje de una cadena en la que todas las piezas son imprescindibles y, por tanto, aumentar al motivación.

 

       La comunicación formal.- Es la comunicación en donde el mensaje se origina en un integrante de un determinado nivel  jerárquico y va dirigido a un integrante de un nivel jerárquico superior, de un nivel inferior, o de un mismo nivel; siguiendo canales establecidos formalmente por la empresa.

Observa mediante el organigrama  los  canales formales que utiliza la comunicación  para que la organización funcione satisfactoriamente y no haya rumor que ocasione tensión y malos entendidos a los empleados.

FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN

ü  La comunicación controla la conducta de los miembros de varias maneras. Las organizaciones tienen jerarquías de autoridad y lineamientos formales que deben seguir los empleados. Por ejemplo, la comunicación desempeña una función de control cuando se pide a los empleados que primero comuniquen las quejas laborales a su jefe inmediato, que se limiten a la descripción de sus puestos o que cumplan con las políticas de la empresa.

ü  La comunicación alienta la motivación porque les aclara a los empleados qué deben hacer, cómo lo están haciendo y qué pueden hacer para mejorar un rendimiento deficiente. La definición de metas concretas, la retroalimentación sobre el avance logrado hacia las metas y el reforzamiento de la conducta deseada, estimulan la motivación y requieren que exista comunicación.

ü  En el caso de un gran número de empleados, el grupo de trabajo es su fuente primaria de interacción social. La comunicación que ocurre en el grupo es un mecanismo fundamental que permite a sus miembros manifestar sus frustraciones y sentimientos de satisfacción. Por consiguiente, la comunicación se convierte en una puerta de expresión emocional de sentimientos y de realización de las necesidades sociales.

ü  La última función de la comunicación se refiere al papel que desempeña cuando facilita decisiones. Ya que, mediante la transmisión de datos para identificar y evaluar las posibles opciones, proporciona la información que necesitan las personas y los grupos para tomar decisiones.

         Es importante conocer, saber y aplicar las funciones que tiene la comunicación dentro de una empresa; para poder cumplir con los objetivos de la misma.

ESQUEMA DE LA FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN

         Es importante conocer, saber y aplicar las funciones que tiene la comunicacióndentro de una empresa; para poder cumplir con los objetivos de la misma.

En cualquier organización o grupo, la comunicación tiene cuatro funciones centrales.

CONCLUSIÓN

La comunicación adquirió mayor importancia debido a la globalización y a la masa de individuos que forman parte de los procesos empresariales.

       Saber expresarse bien es una herramienta fundamental para el desempeño de los ejecutivos. Implica poder transmitir efectivamente conceptos e ideas, órdenes y directivas.

       Cuando estos conceptos no se comunican bien, se observa una falta de incentivos y carencia de objetivos claros y precisos. Esto ocasiona una pérdida de autoridad del gerente, inseguridad para los empleados, frustración por parte del jefe y sus subordinados, y como consecuencia, las cosas se hacen mal y se producen resultados no deseados.

La comunicación forma parte de nuestra vida, por ende es muy importante estructurar la información para poder expresarlo con claridad y coherencia.